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VALOR PROBATORIO DE LAS COPIAS DOCUMENTALES

 

Por: Luís Fernando Salazar Longas*

Jorge Maya Cardona*

           

 

No es tema pacifico el relacionado con el valor probatorio de las copias documentales, existen posiciones doctrinales diversas que resulta interesante dar a conocer sobre todo cuando se ha llegado a sostener que el Código de Procedimiento Civil contiene normas derogadas como consecuencia de presumirse en el artículo 11 de la Ley 446 de 1998, la autenticidad de los originales y las copias documentales[1]. A continuación realizaremos algunas reflexiones en torno al valor probatorio de las copias documentales. 

 

El articulo 25 del decreto 2651 de 1991 que dejó de tener vigencia, marcó el derrotero que siguió la ley 446 de 1998 en sus artículos 11, 12 y 13, para sentar como regla general que todos los documentos privados aportados por las partes a un expediente y que tienen como destino servir de prueba están dotados de la presunción de autenticidad y también, salvo dos excepciones, gozan de la misma presunción los memoriales presentados por las partes.

 

Las nuevas disposiciones que recogen la esencia del artículo 25 del decreto 2651 de 1991, desterraron todas las limitadas interpretaciones que algunos propusieron en orden a frustrar el avance legislativo, se recuerda que en esta norma se desarrolló el precepto contenido en el articulo 83 de la Constitución Política de 1991, sobre la Buena fe, que implicó un despeje  del prejuicio del lacre, del sello y otros ritos que hacían culto al documento hasta lograr el avance de presumir auténtico el que fuera aportado al proceso, con lo cual se modificó el sentido del articulo 253 del Código de Procedimiento Civil, que exclusivamente otorga autenticidad a los documentos privados emanados de la otra parte luego de que vencen los plazos para presentar la tacha de falsedad.

 

También es importante señalar que esa legislación generó como consecuencia, el que se modificaran algunos procedimientos judiciales y a titulo de ejemplo ya no es ahora necesario que se surta la diligencia de reconocimiento del documento presentado como titulo ejecutivo, en razón a la presunción de ser auténtico, sin que lo anterior conlleve que pueda prescindirse de los demás requisitos de que trata el articulo 488 del estatuto procesal civil que obviamente deben reunirse.

 

Además, el artículo 25 del decreto 2651 de 1991 presumía auténticos los memoriales presentados por las partes, con excepción de la constitución de los poderes y aquellos documentos presentados por una de las partes, pero provenientes de la contraria.

 

Al haber dispuesto el artículo 11 de la ley 446 de 1998 que en todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputaban auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación y sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros, dio lugar a una inevitable e importante consecuencia en la valoración probatoria, en razón a que hubo un cambio en la clase de autenticidad, pues de la autenticidad derivada del reconocimiento implícito o tácito regulada en el numeral 3º del articulo 252 y en el articulo 276 del Código de Procedimiento Civil, se pasó a un criterio de autenticidad anticipada[2] fundamentada en el principio de la Buena Fe que consagra el articulo 83 de la Constitución Política.

 

Es evidente que a partir de la reforma – Ley 446- quedó establecido en todos los procesos que los documentos privados provenientes de las partes que se requieran incorporar a un expediente judicial se reputan auténticos, porque los que provienen de terceros tienen un tratamiento especial, aunque en principio también están dotados de la presunción de autenticidad, solo que ésta se destruye por el hecho de pedir la ratificación de quien expidió el documento.

 

Sin embargo, según señala el articulo 276 del Código de Procedimiento Civil, si la misma parte aporta los documentos en copias admite su autenticidad y no podrá impugnarlos, excepto cuando al presentarlos alegue su falsedad, de esta manera nada nuevo se estaría regulando en el articulo 11 de la Ley 446 si fuera ese el alcance que se le da a la norma procesal civil porque se debe tener presente que una cosa es la autenticidad del documento, que se presume en todos los proceso donde se aporta y otra diversa a que se presente en la oportunidad debida para impugnarlos, de manera que esta sutil diferencia  toca solamente con lo que atañe a la autenticidad del documento, es decir, acerca de la certeza de la persona de quien proviene, de su creador o de su autor.

 

El artículo 12 de la ley 446 de 1998 a su vez dispuso que se presumen auténticos los documentos que reúnan los requisitos del articulo 488 del Código de Procedimiento Civil, cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo. Esta norma en estricto sentido se ve como innecesaria dado que el articulo 11 íbidem aplica para todos los procesos judiciales y dentro de ella queda cobijado el proceso ejecutivo; sin embargo la norma despejó cualquier planteada acerca de que la presunción de autenticidad consagrada en el articulo 25 del decreto 2651, no cubría los títulos ejecutivos, cuando realmente sí ocurría, aunque como lo destaca el articulo 12 citado, siempre deben estar reunidos los requisitos exigidos por el articulo 488 del Código de Procedimiento Civil para que exista título ejecutivo[3].

Cabe precisar que no se trata de cualquier documento sino de aquél que preste mérito ejecutivo, pues únicamente sobre esta especie de documentos opera la presunción de autenticidad.

 

El artículo 13 de la ley 446 de 1998 prescribe que los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumen auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a los apoderados judiciales que, en todo caso, requieren presentación personal o autenticación, disposición que implícitamente deroga el inciso 1º del articulo 84 del Código de Procedimiento Civil porque la “demanda” es precisamente el primer memorial que se presenta al proceso[4], y esta norma exige la autenticación de la misma. Esta disposición otorga presunción de autenticidad a todos los memoriales, con excepción hecha de los poderes y de aquellos memoriales que impliquen disposición del derecho en litigio, tales como desistimiento, terminación del proceso por pago, transacción, y no por esto se puede excluir a la demanda porque en verdad es el primer memorial que se presenta al proceso y por ende, está dotado de presunción de autenticidad.

 

Hay que señalar que las disposiciones consagradas en la Ley 446 de 1998 fueron incorporadas en una nueva redacción del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil con la reforma que introdujo el artículo 36 de la Ley 794 de 2003.

 

Sin duda en la norma en comento no distingue entre los documentos originales y las copias y corresponde a la misma tesis sostenida en los comentarios al decreto 2651 de 1991[5] en el sentido de que la presunción de autenticidad opera no sólo de los originales sino de las copias y no cabe duda que las copias por sobretodo de los documentos privados, manuscritos o suscritos, se presumen auténticas[6]. Todo esto teniendo en cuenta que quien presenta la copia debe cumplir los requisitos de su aportación y explicar, cuál es la razón por la cual no presenta el original, dado que el artículo 268 del Código de Procedimiento Civil exige que las partes aporten el original de los documentos privados, cuando estuvieren en su poder.

 

Conclusiones: está vigente el principio de originalidad respecto de los documentos privados o públicos que esté en poder de la parte, en cuanto tiene ella el deber de aportarlos en original si pretende hacerlos valer en un proceso judicial en razón a que la aportación no está a su arbitrio o capricho, lo que significa que si se presentan fotocopias o copias simples, éstas deben cumplir los requisitos del articulo 254 del Código de Procedimiento Civil, cabe aclarar que sobre este aspecto existe diferencia entre las legislaciones civil y laboral, en ésta de acuerdo con el parágrafo del artículo 24 de la Ley 712 de 2001 las reproducciones simples no necesitan de autenticación mientras que en aquélla sí, puesto que el artículo 26 de la Ley 794 de 2003 solo otorga presunción de autenticidad a los documentos propiamente dichos sin referirse a las fotocopias o reproducciones mecánicas las cuales como se ha dicho deben cumplir con los requisitos artículo 254 citado.

 

La presunción legal es de certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado, o que la imagen o la voz corresponde a quien se atribuye, y para desvirtuarse esta presunción es necesario que se compruebe lo contrario a través de tacha de falsedad (numeral 3º del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil).

Las copias o fotocopias como reproducciones mecánicas no pueden confundirse con el duplicado o el doble ejemplar del documento original pero ambas pueden reemplazarlo siempre que se cumplan con los demás requisitos.

 

La fotocopia o cualquiera de las formas de reproducción de un documento deben ser autenticadas ante notario previo cotejo, antes de presentarse al proceso judicial o habiéndose hecho la reproducción en inspección judicial o en exhibición de documentos, dentro de la oportunidad para practicar pruebas. También se pueden presentar fotocopias o reproducción mecánica del original del documento siempre que y en los casos en los cuales existe pluralidad de autores y alguno de ellos no sea parte, el interesado pida su reconocimiento por el autor, sus herederos, un mandatario con facultades para obligar al mandante en actos de la misma índole, o el representante de la persona jurídica a quien se atribuye.

 



* Magistrados Sala Civil Familia Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Armenia

[1] XXII CONGRESO COLOMBIANO DE DERECHO PROCESAL, Instituto Colombiano de Derecho Procesal – Universidad Libre Seccional Pereira, Hernán Fabio López Blanco, La Presunción de Autenticidad de los Documentos Privados, 2001.

[2] Punto del cual es partidario José Fernando Ramírez Gómez, La Prueba Documental, Señal Editora Medellín, octava edición 2008, Pág. 137

[3] La disposición tiene como consecuencia, señala el Profesor López Blanco, sin que haya lugar a discusión alguna, la de eliminar la diligencia de reconocimiento de que trata el articulo 489 del Código de Procedimiento Civil, para efectos de completar los requisitos del título ejecutivo.

[4] Hernán Fabio López Blanco, Procedimiento Civil Pruebas, Dupré Editores, Bogotá 2001, Pág. 307.

[5] LOPEZ BLANCO Hernán Fabio, Comentarios al decreto de descongestión judicial, Dupré Editores, Bogotá, 1994, 2ª Edición, páginas 96 a 98.

[6] CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, sentencia de marzo 8 de 1999, Ponente Dr. José Roberto Herrera Vergara, publicada en Jurisprudencia y Doctrina Legis, mayo de 1999, No 329, Pág. 763, donde por mayoría de votos se sostiene esta tesis y se afirma que: “Así las cosas, se tiene que la filosofía, los fines y las presunciones de autenticidad de la prueba documental cambiaron radicalmente, puesto que ahora adquieren mayor eficacia práctica los postulados de lealtad, buena fe y agilidad en las actuaciones procesales; dándose preponderancia al comportamiento procesal desplegado por las partes, reservando las formalidades de antaño a los casos que verdaderamente lo ameriten, por lo que tiene relevancia procesal práctica la aquiescencia tácita del litigante respecto de las fotocopias que no le han merecido reparo en la actuación..”.

 

 

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